El fax también tiene su protocolo. Etiqueta en el Fax. Consejos. Buenas maneras
Cualquier carta o documento escrito tiene sus normas, y en el caso del fax, hay algunas particulares que deben conocerse bien
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Reglas de oro para el uso correcto del fax
El fax, que fue una revolución tecnológica en su tiempo, ha quedado obsoleto. El 'teletipo' imprescindible en cualquier oficina ya es historia. Recordamos, para los más jóvenes, que el fax era una 'impresora' con un sistema de comunicación que permitía mandar y recibir información gráfica a través de la línea telefónica.
El fax tiene sus pequeñas reglas de cortesía, al igual que las tiene el teléfono móvil-celular, el ordenador o el correo electrónico. No obstante, aunque hemos comentado que el uso del correo electrónico le ha quitado un gran protagonismo al fax, aún es una máquina utilizada en muchas oficinas.
Reglas de etiqueta y buen uso para el fax
Algunos consejos a tener en cuenta cuando utilizamos el fax:
1. Debemos redactar el fax, como si de una carta comercial se tratara. Es decir, a máquina de escribir u ordenador. Solo se permite remitir un fax escrito a mano, si lo dirigimos a una persona conocida o de mucha confianza.
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2. Utilizar siempre un papel blanco, o de tonos muy claros para darle mayor nitidez al fax. Es una pérdida de tiempo, recibir un fax en el que apenas se ve nada (sobre cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).
3. La redacción debe ser clara, breve y concisa. Recuerde que es un medio para dar a conocer algo de forma inmediata. Sea escueto.
4. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarse para comunicaciones personales.
5. Al igual que cualquier otro documento, no se olvide firmarlo. Es de mala educación enviar comunicados "anónimos" sin firma. Aunque se utilice una máquina la comunicación es entre personas.
6. Si envía más de una hoja, indique en algún lado de su primera hoja, sino utiliza cubiertas de fax, el número de hojas que envía. Suelen llegar varios faxes en un mismo día, y podríamos tener algún problema a la hora de identificar cuantos faxes distintos tenemos.
7. Procure no "monopolizar" el uso del fax, si este es compartido por más personas que usted o es compartido por varios departamentos.
8. No es de buena educación enviar un fax de forma anónima o sin firmar. Hay que hacer constar los datos personales o de la empresa que remite el fax y la firma de la persona que lo escribe (que no tiene porqué ser la misma que lo envía).
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El uso del correo electrónico ha sido el causante del gran retroceso que ha sufrido el uso del fax en los últimos años. El fax ha perdido gran parte de su cuota de mercado en favor de las nuevas formas de comunicación existentes para enviar documentos, gráficos, imágenes, sonidos, textos, etcétera.
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