76. Labor del Comité organizador.
Es el actor principal en la organización de un congreso. Este designará a las personas que colaboraran en el comité...
9.6 La labor del Comité organizador.
- Es el actor principal en la organización de un congreso. Este designará a las personas que colaboraran en el comité, debe estar integrado por profesionales de la especialidad en la que desarrolla el evento, conocer los objetivos y metas del congreso y con base a estos propósitos coordinar sus acciones.
- Puede estar compuesto como mínimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un vocal y coordinadores. La presidencia la ocupara el directivo de más alto nivel.
Las principales actividades del Comité Organizador.
1. Diseñar la programación estratégica del evento.
2. Designar a los miembros y las funciones.
3. Escoger el lugar y fecha que se realizará.
4. Elaborar el programa general del evento.
5. Elaborar el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.
6. Elaborar el presupuesto tentativo del evento.
7. Escoger las empresas y/o personas que auspicien el evento.
8. Planificar las acciones a desarrollar para preparar y promocionar el evento.
9. Definir áreas de responsabilidad o subcomités: finanzas, logística, comunicación, publicidad, etc.
10. Elaborar el presupuesto definitivo.
11. Convocar a los subcomités a reuniones periódicas para evaluar las actividades desarrolladas.
12. Preparar el informe final y las recomendaciones, al culminar el evento.
¿Quiénes deben recibir ponentes y a las personalidades invitadas?
- De ser el caso, deben ser recibidos en el aeropuerto por los integrantes del Comité Organizador.
- Este personal debe estar bien preparado para responder cualquier pregunta relacionada con el evento. Es el momento preciso para entregarle la carpeta con el programa definitivo y toda la información de interés.
Para la promoción de un congreso se debe tener en cuenta:
- Diseño y elaboración del logotipo.
- Diseño y elaboración de afiches, anuncios, pancartas, los programas, carpetas, folletos, papelería especial, invitaciones y todo lo relacionado con los impresos.
- Diseño y compra de todo el material promocional.
- Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
Distribución de correspondencia Puntos importantes.
- Trabajar con planes visualizados.
- Ceñirse al programa impreso.
- No modificar el horario y el lugar del acto inaugural.
- Lograr un espacio tranquilo y adecuado en el caso de incluir proyecciones.
- Evitar las improvisaciones.
- Evitar la permanencia de personas de pie durante las disertaciones o discursos.
- Prever un sistema claro de señalización dentro y fuera del edificio.
- No organizar ninguna actividad durante los recesos para el refrigerio o almuerzo.
Gastos varios.
- Menú de recepción.
- Pendones.
- Contratos, recibos, distintivos.
- Tickets de servicios.
- Escarapelas.
- Carpetas.
- Ruedas de prensa.
- Atenciones: regalos, presentes.
- Fotografía.
- Material fílmico.
- Anuncios en prensa.
- Equipos audiovisuales.
- Traductores.
- Gastos de viaje y alojamiento de invitados especiales.
- Gastos de recepción y traslado.
- Caja Menor: imprevistos varios.
Su opinión es importante.
Participe y aporte su visión sobre este artículo, o ayude a otros usuarios con su conocimiento.
-
Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración.
-
El lugar de honor es a la derecha de la máxima autoridad de la institución o punto central de referencia
-
Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.
-
Evento, como su nombre lo dice es eventual, puede presentarse de manera imprevista, se debe brindar la misma calidad en cualquier circunstancia.
-
Se encarga de poner en contacto a los participantes con el público. Tiene la gran responsabilidad de conducir el evento cualquiera que este fuere: Académico, sesiones solemnes, discursos, conferencias, etc.
-
Sugerencias sobre ubicación en la mesa de honor. Ubicación en la mesa de honor.
-
Si se trata del fallecimiento de otros familiares de los miembros de la Institución, se manifestará su público pésame con la remisión de una nota escrita.
-
El Rector de la Universidad, mediante Resolución, podrá declarar luto institucional en la Universidad durante los días que estime oportuno.
-
Tarjetas para eventos muy especiales.
-
El cóctel resulta ser más favorable con respecto al banquete, porque permite recibir y ubicar sin ningún problema a un mayor número de invitados
-
Invitar es un acto voluntario en el que se expresa el deseo de considerar una serie de personas como algo importante dentro de la institución, para que la acompañen en un acontecimiento que considera importante.
-
Uno de los más importantes antecedentes al ordenamiento elaborados en 1504 por el entonces Maestro de Ceremonias de la Capilla Pontificia...