21. Acto de Grado (Pregrado y Postgrado). Pre-evento.

1.4 Acto de Grado (Pregrado y Postgrado).

La realización de los actos de grado está basada en el cumplimiento del Reglamento, Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Títulos, Diplomas y Certificados de la Universidad de Oriente.

Así, el Protocolo y Ceremonial de estos actos se llevan a cabo mediante lo establecido por resolución o acuerdo, que para tal efecto apruebe anualmente el Consejo Universitario, designando el nombre de la promoción y el calendario con las fechas de realización de todos los actos de grados que regirán durante el año. Quedan el 21 de noviembre y el 12 de febrero (decreto de creación e inicio de actividades), respectivamente, como fechas permanentes para la realización de graduaciones, a fin de darle realce a estas celebraciones, según lo aprobado por el Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolívar, los días 31-01 y 01-02-91, por resolución CU-0046.

- El Protocolo y Ceremonial de estos actos corresponde a la Secretaría, que a través de la Coordinación General de Control de Estudios, Control de Registro de Graduandos y Títulos, conjuntamente con el apoyo de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa (Relaciones y Protocolo) y la Delegación de Información y Comunicación Corporativa de cada Núcleo anfitrión, organiza todo lo referente a los mismos.

- Las Autoridades Rectorales, Decanales y Cuerpo Profesoral (Claustro), deben asistir togados a estos actos. Asimismo, los graduandos, a quienes se les informará en su debida oportunidad que la Universidad se reserva el derecho a la venta de medallas, cintas, y el alquiler de togas y birretes.

- Durante el desfile académico, mientras las Autoridades Rectorales se desplazan hacia el presidium (entrada y salida), el Orfeón Universitario interpreta como fondo musical el Himno del Graduando, " Gaudeamus Igitur ". Esta modalidad se inició desde las primeras graduaciones de la Institución, y el criterio que priva para ello es el de darle mayor solemnidad al ceremonial de graduación. (1).

- Sólo el Rector está facultado, según la Ley, para conferir títulos, salvo que previamente haya sido encargado el Vicerrector Académico, o que, por razones de fuerza insalvable, el Rector no pueda acudir al acto, en cuyo caso también lo sustituye el Vicerrector académico. En caso de imposibilidad absoluta de ambos y de imprevisión jurídica al respecto, debe suspenderse el acto con las explicaciones de rigor.

- La solicitud de títulos ante el Rector debe estar a cargo del graduando seleccionado por sus mayores méritos académicos (menciones honoríficas Cum Laude, Magna Cum Laude o Suma Cum Laude). De existir dos o más con iguales méritos, se sortearán entre ellos para escoger uno. Los restantes lo acompañaran hasta el estrado para la petición de título.

- Los graduandos que van a recibir su título de postgrado serán ubicados en las primeras filas delante de los graduandos de pregrado. Los graduandos con menciones honoríficas, deben ser ubicados encabezando su Núcleo en orden de lista; así serán llamados a recibir su título.

- Después que el graduando con mención honorífica reciba su título de
manos del Rector, debe voltearse hacia el público mientras el maestro de ceremonia da lectura a la nota honorífica que corresponde; una vez leída, el graduando dará un giro para quedar nuevamente frente al Rector, quien le hará entrega de dicho reconocimiento.

- No debe colocarse en el presidium, a excepción del Presidente de la República, a ninguna persona externa a la Universidad. Si asiste el Gobernador de Estado del Núcleo anfitrión, aún siendo docente de la institución no debe ir en el presidium (se le colocará en la galería de honor para invitados especiales).

- Este acto implica dos grandes actividades: una de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento propiamente a la segunda.

(Nota 1) El Himno del Graduando se puede utilizar como fondo musical, por cuanto no es un símbolo patrio ni institucional; ejemplo: el "Himno de la Alegría" de la Quinta Sinfonía de Beethoven se utiliza de una manera similar.

Pre-evento.

- Propiciar una reunión con el Decano del Núcleo anfitrión, Delegado de Información y Comunicación Corporativa (Coordinador de Relaciones y Protocolo), Jefe de Servicios Generales del Núcleo, y la Coordinación de Relaciones y Protocolo del Rectorado para planificar el evento.

- Al conocer el sitio donde se va a realizar el acto, los organizadores deben tomar en cuenta lo reseñado en los gráficos anexos N° 4.1, 4.2 y 4.3, con la finalidad de aplicar en dicha realización el modelo que más se ajuste a los requerimientos del espacio físico donde se va a llevar a cabo el evento.

- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas, paros, etc.) (ver anexos).

- Determinar los recursos humanos materiales y financieros y/o disponibles para el evento.

- Prever la elaboración del programa guía, página 24, para el Maestro de Ceremonia.

- Suministrar a los graduandos el instructivo de graduación N° 2 (ver anexo).

- Efectuar una reunión el día anterior al evento con todo el equipo de trabajo encargado de la organización del acto, para revisar y ultimar detalles sobre el mismo (representantes de la Secretaría, Coordinaciones de Protocolo Rectorado y Núcleo anfitrión, Comisiones de Trabajo y Cuerpo de Protocolo).