
08. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.
La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas.
10. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.
La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración apropiada y un control constante y eficaz.
Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador General del evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará en la ejecución del mismo.
La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento, Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organización propiamente dicha.
Pre-evento.
Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las áreas de responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de trabajo que ayuden a la realización del acto.
Evento.
Esta fase tiene que ver con la realización del evento propiamente dicho, y abarca: aplicación del Protocolo y preparación del local (decoración, dotación de personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabación; dotación de equipos: micrófonos, presidium, podium, etc.).
Post-evento.
Consiste en desmontar el escenario donde se realizó el evento y su evaluación posterior; elaboración de cartas de agradecimientos a que haya lugar, y un informe final de rendición de cuentas.
Esto nos da una visión general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin embargo, es necesario subrayar que cada institución tiene su propia modalidad y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.
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Gráfico. Desfile académico. Acto de imposición de medallas.
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Los actos académicos de la Universidad se organizan mediante la aplicación del Protocolo y Ceremonial, que por su propósito les corresponde.
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Determina la precedencia, así como el tratamiento y la equivalencia entre Autoridades...
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La entrega de esta orden se hace dentro de un Acto Académico.
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El Protocolo y Ceremonial de este acto se realiza de acuerdo al Reglamento de Elecciones de la Universidad de Oriente.
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Este criterio resuelve muchos problemas en situaciones de aparente equivalencia absoluta.
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Gráfico. Ubicación protocolar. Graduación Presidium.
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Se recomienda a las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, elaborar una programación externa de común acuerdo con los graduandos.
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Programa Guía del Acto para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia.
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Gráfico. Ubicación acto juramentación y toma de posesión de autoridades rectorales.
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Los graduandos deben llegar, por lo menos, con una hora de antelación al Acto de Graduación.
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Gráfico. Ubicación protocolar. Toma de posesión de los decanos con asistencia de autoriades rectorales.