11. Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Rectorales. Pre-evento.

1.1. Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Rectorales.

El Protocolo y Ceremonial de este Acto se realiza en la Universidad de acuerdo a su Reglamento de Elecciones, que se señala en el Capítulo VI de la Elección del Rector, Vicerrectores y Secretario, en su artículo 72, que las Autoridades electas prestarán juramento ante la Comisión Electoral y tomarán posesión ante sus respectivos cargos en acto público v solemne en la oportunidad que fije el Consejo Universitario. Los miembros del Consejo Universitario están obligados a asistir a dicho acto.

Este acto implica una actividad de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos les hemos denominado pre-evento a la primera y evento propiamente a la segunda.

Pre-evento.

- Propiciar reuniones con el Rector y demás Autoridades salientes y entrantes, Comisión Electoral Central, Dirección de Información y Comunicación Corporativa, para planificar el evento.

- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o disponibles para el evento.

- Elaboración del programa guía reseñado en la página 14. Distribuirlo entre las Autoridades entrantes y salientes, Comisión Electoral (Presidente y Secretario), Representantes Profesorales, Egresados, Representantes Estudiantiles electos ante el Consejo Universitario, y los funcionarios que trabajarán en el evento.

- Recordatorio a la Comisión Electoral Central: a) Invitación a este acto a la Comunidad Universitaria mediante una circular; b) Enviar las comunicaciones de rigor a todo los representantes electos ante el Consejo Universitario, a fin de que cumplan con el deber de asistir al acto para firmar el Acta de Juramentación; así mismo, notificar que los Representantes Docentes deben ir togados y los Estudiantiles con traje formal.

- Elaboración conjunta con las Autoridades salientes y entrantes, de una lista selectiva de personalidades nacionales, regionales y locales afines con la institución, con la finalidad de enviarles tarjeta de invitación. Esta se puede adelantar mediante el envío de fax o correo electrónico.

- Prever todo lo concerniente a la atención de invitados especiales.

- Canalizar con la Secretaría que las medallas de cambio de Autoridades y Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase estén disponibles para el acto.

- Velar por el cumplimiento de que la interpretación de los himnos y la pieza musical intermedia que se ejecuten en el acto, sean realizados por el Orfeón y/o Coral Universitaria. Pueden actuar acompañados de una orquesta sinfónica.

- Coordinar un ensayo general del acto tomando como base el programa-guía de la página 14, conjuntamente con los gráficos anexos 1 y 1.1.

- Supervisar que todo esté en orden en el escenario del acto (4 horas antes del evento): Reflectores (luz), señalizaciones (espacio físico, invitados especiales, claustro, orfeón), vigilancia. Presidium: Banderas, manteles, estandartes, podium, mesa para el Secretario de la Comisión Electoral, micrófonos, sonido.