17. Conferencias. II.

La conferencia.

El día de la realización de la Conferencia, los organizadores, los attachés y el maestro de ceremonias deberán llegar con suficiente anticipación al evento.

Los organizadores deberán verificar nuevamente la correcta instalación de los equipos y su funcionamiento. Además se deberán colocar botellas de agua, copas, etc., en la mesa directiva. Se debe manifestar que los asistentes de protocolo deberán reemplazar las botellas de agua vacías por otras (cada cambio de botella suele acompañarse un vaso o copa limpia si esta se encontrara igualmente vacía), mientras dure el evento.

Se deberá prestar mucho cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia, acompañando y ubicando a las personas. Se deberá atender a las autoridades de acuerdo con su jerarquía y rango, así como prever que los asistentes cuenten con todos los elementos necesarios para desarrollar su labor.

En la mesa directiva se colocarán las principales autoridades de la Institución, en caso de confirmar su asistencia y el Directivo principal de la Unidad coordinadora, el conferencista y el coordinador del evento. Si se invitase al Señor Presidente Constitucional de la República, un Ministro de Estado, un Rector de Universidad o Escuela Politécnica, etc. se los debe invitar a formar parte de la mesa directiva como homenaje a sus rangos. Todas las demás autoridades deberán asistir como oyentes, teniendo reservado un sitio especial en el auditorio.

Si el Rector asiste a una conferencia, y si se ha designado a alguna persona como introductor del conferenciante este deberá hablar después del Rector, que le dará la palabra, retomará la palabra e indicará que tras la conferencia finalizará el acto con alguna fórmula del tipo "... y para finalizar.el Sr, fulano de tal impartirá la conferencia..." o bien si retomar la palabra a la finalización de la conferencia pronunciará una breve despedida. De esta forma se le concede la relevancia a la conferencia y al conferenciante.

Se recomienda entonces que en el caso de las conferencias, las mesas presidenciales se reduzcan a tres miembros tanto en el caso de que no exista el introductor del conferenciante como en el caso contrario. Todas las demás autoridades deberán asistir como oyentes, teniendo reservado su sitio en el auditorio.

A la conferencia se acostumbra estructurarla en tres partes:

a) Introducción al tema.

b) Desarrollo del tema.

c) Síntesis.

Para facilitar la exposición del conferencista, sobre todo si utiliza una proyección, se le debe proveer de un micrófono para facilitar la exposición. Si es más de un conferencista es necesario que se tenga más de un micrófono disponible.

En general una conferencia no incluye preguntas. Al final de esta el maestro de ceremonias agradece la presencia y cierra el acto. Sin embargo, en ocasiones previo consentimiento del conferencista se pueden hacer una o dos preguntas.

En este caso las señoritas o señores encargados del protocolo deberán disponer de dos micrófonos, para las preguntas del público, uno a la derecha y el otro a la izquierda de la sala, para evitar molestias entre los asistentes.

• Conferencias. I.
• Conferencias. II.