Protocolo de las mesas de reuniones. Tipos de mesas de reuniones
Los tipos de mesa y los sistemas de presidencia.
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Los tipos de mesas más comunes para hacer reuniones
La forma de la mesa para una reunión es importante cuando se quieren conseguir determinados objetivos. Porque cada tipo de mesa puede adaptarse mejor no únicamente al espacio disponible, sino a los participantes de una reunión.
Las mesas de reuniones más habituales son:
- Mesa rectangular u ovalada.
- Mesa redonda.
- Mesa en forma de "U" invertida.
La mesa rectangular ofrece diferentes posibilidades en cuanto a la ordenación de los asistentes:
- Sistema de cabecera única jerárquica. Únicamente se ocupará una cabecera donde se sitúa el que preside y a los lados de este, de derecha a izquierda, el resto de los asistentes. Sistema propio para reuniones presididas por una alta autoridad, marca mucho las diferencias protocolarias, las personas de mayor rango están junto al que preside, mientras que las de menor están alejadas del mismo.
- Sistema de cabecera única para arbitraje. Se recomienda en reuniones de negociación directa entre dos partes, a las que se invita a una persona para que actúe a modo de árbitro o moderador. En una de las cabeceras de la mesa rectangular se sitúa el moderado y el resto de asistentes a ambos lados (cada delegación en uno), comenzando por el centro de cada lateral para seguir de derecha a izquierda.
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- Sistema de encuentro o delegaciones. Es similar al anterior, salvo que desaparece la figura del moderador. Las cabeceras pueden utilizarse o no (dependiendo del número) en tal caso cada cabecera sería utilizada por una delegación.
- Sistema de doble espejo. Se diferencia del anterior en que los mismos rangos protocolarios quedan situados uno en frente del otro, para lo cual en un lado ha de invertirse la alternancia. Se emplea cuando interesa situar próximos a los representantes con un mismo nivel.
El resto de tipos de mesas, tanto la cuadrada, como la redonda, ofrecen múltiples posibilidades, aunque las más habituales para las reuniones son las descritas anteriormente.
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