
07. Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones.
Organizar un acto. Bases de datos. Finalidad.
La elaboración de bases de datos exige la dotación adecuada de equipos, soportes y programas informáticos y un seguimiento y comprobación constante de los datos. Tener una buena base de datos es fundamental en un servicio de protocolo y dotarnos de una buena herramienta informática facilitará nuestro trabajo en la preparación de todos los actos. El procedimiento de creación, actualización y explotación de la Base de Datos Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos de personas que deben formar parte de la misma.
La BDI es el conjunto de registros de personas con las que la Unidad de Protocolo mantiene una relación habitual y/o son de interés general.
Se necesita una aplicación informática que permita la creación, mantenimiento y explotación de los ficheros de nombres y direcciones de personas e instituciones con las que nos vamos a relacionar.
Nos permitiría llevar un control de los actos que tenemos hoy, los pendientes y los pasados. Hacer los programas de cada acto. Consultar un acto con sus pormenores, incidencias, cómo se desarrolló, quiénes asistieron, e incluso su repercusión mediática. Podríamos encontrar cualquier dato de interés para una situación en concreto, incluso la tarea desempeñada por cada miembro del equipo que forme parte de la unidad de protocolo.
Su función principal es relacionar entre sí personas e instituciones, abarcaría los datos profesionales de las personas e instituciones, además mantendría información histórica de los distintos contactos, invitaciones, actos acontecidos entre dichas personas/instituciones y la Universidad.
Con la creación y actualización de esta BDI se deberán obtener los siguientes productos:
- Consultas con salida por pantalla o papel sobre personas y/o colectivos específicos.
- Listados posibilidad de selección y ordenación por distintos conceptos.
- Etiquetas de direcciones (por orden alfabético, por rango, por actos realizados, etc.).
- Sobres con tamaño normalizado.
- Cartas personalizadas.
- Selección de personas (con opción a repetir o no las personas que pertenezcan a distintos colectivos).
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Es un traje de día o de media tarde, elegante, confeccionado en diversas telas en función de la época del año en la que se vaya a poner.
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El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, académico o pertenezca a la clasificación que hemos dado a "otros actos". Vamos a definir unas líneas guías para cada tipo de Acto,
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La intención es analizar el uso del traje académico por las universidades y tratar de consensuar una propuesta de color para cada una de las titulaciones.
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29. Presidencias en los Actos Académicos. Congresos, Jornadas, Foros, Inauguraciones de Edificios...
Por lo general en este tipo de actos hablamos de una presidencia estática, es decir aquella que está ubicada en un salón y se mantiene fija durante todo el desarrollo del Acto. -
El Rector presidirá todas las ceremonias de graduación que se celebren en la Universidad.
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La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará según las precedencias que regula el Real Decreto 2099/1983.
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Dentro de esta diversidad y posibilidades de movilidad necesitamos encontrar los puntos comunes que nos lleven a una propuesta razonada.
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El Ceremonial viene marcado por el tipo de Acto que tengamos que organizar, ya sea un Acto solemne, administrativo, académico o pertenezca a la clasificación que hemos dado a "otros actos". Vamos a definir unas líneas guías para cada tipo de Acto,
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La firma de Convenios constituye otro de los actos comunes en el protocolo universitario.
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Tratamientos debidos a los distintos cargos de las Administración Local.
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Los escenarios son los espacios físicos donde se va a desarrollar el acto.
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Esta prenda también se conoce como traje de noche.