07. Ceremonial. Las invitaciones.
Si se puede hablar de Protocolo Ceremonial, Simbologías y tradiciones es en este ambiente universitario donde desde la antigüedad se encierran y recogen múltiples y ricas tradiciones
3. Ceremonial Politécnico.
Si se puede hablar de Protocolo Ceremonial, Simbologías y tradiciones es en este ambiente universitario donde desde la antigüedad se encierran y recogen múltiples y ricas tradiciones. Esta importancia simbológica, este gusto por la tradición tiene como punto de partida el origen eclesiástico de la universidad.
Algunas de las formalidades que deben observarse en la organización de un acto universitario son las siguientes:
3.1 Invitación.
Al establecer la fecha y hora de la realización de una ceremonia, debe considerarse la disponibilidad de tiempo de la autoridad invitada, ya sea ésta externa o interna, particularmente si se desea que haga uso de la palabra. Para ello, la unidad o sede organizadora le comunicará (de preferencia por escrito) el propósito de la invitación con la debida anticipación, especificando si deberá intervenir en el acto y, si así fuere, sugiriendo la temática a tratar.
Se enviará carta firmada por el Rector cuando se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Congreso, Presidente de la Corte Suprema, ex-Presidentes de la República, Embajadores extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro y Contralor General de la República.
A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos y logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.
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Tan pronto como se confirme la visita oficial, debe difundirse tanto a la oficina central como a la sede o sedes la más amplia información al respecto.