Es complicado responder sin datos sobre el itinerario, invitados, seguridad, etc.

Basándonos en una caravana oficial con autoridades el diseño suele ser este (lo puede adaptar a su caso particular):

Los vehículos se numeran para mantener el orden a lo largo de todos los itinerarios que de se planifiquen. También deben llevar una acreditación visible para poder acceder a recintos, parkings, o cualquier otro lugar.

El orden habitual comienza con el coche de protocolo o jefe de caravana que inicia la misma.

Motoristas y/o automóvil de seguridad.

Automóvil de Jefe de Caravana

Automóvil Jefe de Protocolo y/o del departamento de organización.

Automóvil/es de invitados principales.

Automóviles de invitados (lo que se conoce como séquito)

Automóvil de seguridad y/o motoristas

Todas estas cuestiones varían en función de la importancia de los invitados y de la seguridad y personas que traigan a su cargo.

En el plano del itinerario, pueden marcar algunos puntos donde establecer contacto con posibles automóviles "descolgados" de la caravana, cosa poco probable si circulan a una velocidad moderada y todos juntos. Los puntos de espera o encuentro más útiles son los más cercanos al destino, para evitar retrasos y llegar toda la caravana junta al recinto o lugar del evento.

Los elementos principales son el número de coches y el recorrido a realizar. A partir de estos datos, deben elaborar un pequeño esquema del recorrido principal, de recorridos alternativos, etc. En función del número de coches establecer un modelo de "caravana", con los coches de seguridad, de invitados, etc. Hay que estudiar las posibles opciones de "espera" o puntos de encuentro, en caso de disgregación del grupo de autos.

Para ir todos juntos lo mejor es solicitar una autorización o permiso para que la policía municipal o guardia civil, les acompañe a todo el grupo de autos.

Los conductores no deben hablar con los pasajeros, salvo que sea una necesidad importante.