Hola María, me llamo Nerea y soy estudiante de Protocolo.
Con respecto a tu pregunta sobre los patrocinadores, te ofrezco información que quizá pueda resultarte de utilidad:
Una vez que hayas hecho la clasificación de los patrocinadores potenciales, debes definir exactamente el importe que precisas de ellos (el que falte una vez hecho el cálculo de la financiación que recibirás a través de boletines de inscripción, exposición comercial -si la hubiera-, etc).
Debes tener claro que un patrocinio se hace a cambio de una serie de intereses como imagen, participación en el Comité de Honor, presencia en medios de comunicación,participación en conferencias (en algunos casos), intereses comerciales omo invitaciones a sus clientes o posibilidad de favorecer las relaciones con sus clientes, e intereses económicos como ventajas sobre otros participantes en cuanto a inscripciones e invitaciones.
Hay que preparar un documento de patrocinio, para transmitir a los patrocinadores los objetivos del congreso y la manera en que se conseguirán. El documento se enviará al presidente o director general de la empresa, junto con una carta de presentación redactada por el Presidente del Comité Organizador. Una vez enviada la carta, cuando pasen unos días, el Presidente del Comité Organizador llamará por tf, para concertar entrevista.
Una vez que se ha llegado a un acuerdo, hay que ponerlo por escrito, existen Modelos de Convenio de Patrocinio que supongo que encontrarás en Internet, para saber como va el tema. Aunque ese tipo de cosas se harán en una asesoría-gestoría (imagino).
Un saludo desde Granada y mucha suerte.
Si necesitas algo mandame un mail: neagrana@hotmail.com